実地指導で「指摘」される事業所の共通点——日常の記録整備がすべてを決める

はじめに

障害福祉サービス事業所を運営していると、数年に一度、行政による「実地指導」が行われます。実地指導とは、事業所が法令や基準を遵守して運営されているかを行政が現地で確認する手続きです。指摘事項が出れば改善報告が求められ、重大な違反があれば報酬の返還や指定取消しにつながることもあります。

実地指導で確認される項目は多岐にわたりますが、実際に指摘が集中するのは「記録の不備」です。具体的には、個別支援計画の作成・更新の遅れ、サービス提供記録の記載漏れ、モニタリングの未実施、アセスメントの形骸化などが典型的な指摘事項です。

これらはいずれも、制度上作成が義務づけられている書類です。「現場では適切に支援しているのに、記録だけが追いついていない」という事業所は非常に多く、日常業務の忙しさの中で後回しにされがちな部分でもあります。

中でも見落としが多いのが、個別支援計画の更新時期の管理です。個別支援計画は少なくとも6か月ごとの見直しが必要とされています。利用者が複数いれば、それぞれの更新時期がずれるため、一覧表などで管理していなければ容易に期限を過ぎてしまいます。

計画の更新が遅れると、未作成期間中の報酬が減額される可能性があります。これは事業所にとって直接的な経済的損失です。

実地指導対策として記録を整えることは大切ですが、本来の目的はサービスの質の向上にあります。支援の経過や利用者の変化を適切に記録することは、チーム内での情報共有を円滑にし、より良い支援につながります。

記録業務を負担ではなく支援の一部として位置づけるためにも、記録のフォーマットや業務フローの見直しは定期的に行うべきです。

実地指導は「怖いもの」ではなく、事業所の運営を見直す機会です。日常的な記録整備ができていれば、特別な準備は必要ありません。不安がある方は、実地指導対策に対応できる行政書士にご相談ください。